Fano logo

Onnistunut ja tehokas tapahtumamarkkinointi kasvattaa osallistujamäärää

Fano kuvituskuva

Oletko suunnittelemassa yrityksellesi omaa tapahtumaa? Onko tulossa avoimien ovien -päivä, seminaari, keskustelutilaisuus tai vaikka festarit? Mistä tulisi aloittaa, jotta saataisiin kasvatettua osallistujamäärää? Laadukas ja suosittu tapahtuma vaatii paljon töitä ennakkoon, jotta paikalle löytää juuri yrityksellesi tärkeät asiakkaat.

Kuinka onnistua tapahtumamarkkinoinnissa? Onko tapahtuman mainostaminen sinulle uutta? Lue Fanon blogista vinkit tehokkaaseen tapahtumamarkkinointiin! Loimme tehokkaan listan tapahtumamarkkinoinnin vaiheista, jotka sinun tulee pitää mielessä!

Mitä on tapahtumamarkkinointi?

Tapahtumiin, niiden järjestämiseen ja markkinointiin liittyy paljon kysymyksiä. Kuinka saada yleisöä tapahtumiin? Kuinka saada myytyä lippuja tapahtumaan? Miten tapahtumaa markkinoidaan? Jokainen tapahtumajärjestäjä toivoo, että paikalle löytäisi paljon ihmisiä ja tapahtuma olisi kaikin puolin onnistunut. Monelle tulee yllätyksenä, kuinka paljon markkinointityötä vaatii, että tapahtumasta tietää suuri joukko ihmisiä. Avainasemassa onnistuneessa tapahtumassa onkin tapahtumamarkkinointi. 

Tapahtumamarkkinoinnilla tarkoitetaan markkinointimenetelmää, jolla pyritään kasvattavaan yrityksen järjestämän tapahtuman tietoisuutta. Se sisältää monia vaiheita: tapahtumasi täytyy näkyä ja kuulua varsinkin ennen tapahtumaa, mutta myös sen aikana ja jälkeenkin.

Tärkeät vaihteet tapahtumamarkkinoinnissa: muista nämä ja onnistut!

Tapahtumamarkkinoinnin vaiheet sisältävät tärkeitä muistettavia asioita, jotka tulee olla kunnossa alusta loppuun saakka. Tärkeää on muistaa, että tapahtuman markkinointia ei tarvitse tehdä yksin. Kokoa kasaan tiimi, niin yhdessä saadaan tuloksia aikaan!

1. Kehitä tapahtumalle brändi ja luo tapahtumamarkkinointisuunnitelma

Tapahtumamarkkinointia aloittaessa täytyy tietää, miltä tapahtuma näyttää ja kuulostaa. Jos tapahtumallasi ei vielä ole kehiteltynä brändiä, se kannattaa suunnitella ensimmäisenä. Mikäli tapahtuma liittyy vahvasti yritykseesi, voit ottaa elementtejä myös tämän brändistä. Näin tapahtuma voidaan yhdistää helpommin yritykseesi. Tapahtuman brändissä tulee huomioida tilanteen luonne, ajankohta sekä kohderyhmä. Yleisilmeeseen ja tapahtumasta syntyneeseen mielikuvaan vaikuttaa niin värit, tekstin tone of voice kuin myös kuvituksetkin. 

Kuten yrityksenkin markkinoinnissa, myös tapahtuman mainostamisessa on hyvä olla suunnitelmallinen. Luo selkeä markkinointisuunnitelma, jonka pohjalta tapahtumaa lähdetään mainostamaan. Strateginen tapahtumamarkkinointisuunnitelma näkyy myös lopputuloksessa, sillä hyvin mietityt kokonaisuuden vaikuttavat asiakkaat. Sisällön suunnittelun lisäksi on myös merkittävää, että tavoitteet on määritelty etukäteen. On helpompaa luoda tapahtumamarkkinointisuunnitelma, kun tietää, mihin ollaan tähtäämässä!

2. Tehokasta ja monikanavaista markkinointia

Onnistunut tapahtumamarkkinointi tavoittaa yrityksellesi tärkeän yleisön. Mieleen saattaa kuitenkin herätä kysymyksiä siitä, missä kanavissa tapahtumaa voi markkinoida ja miten tapahtumamarkkinoinnissa voi onnistua. On tärkeää muistaa hyödyntää monikanavaisuutta myös tapahtuman mainostamisessa. Monikanavainen tapahtumamarkkinointi tavoittaa ison yleisön, jolloin ihmiset eri kanavista löytävät tapahtumasi pariin. Pidä siis mielessä niin sosiaalisen median kanavat, sähköpostimarkkinointi kuin myös mainokset muissa medioissa.

Miksi tapahtumaa kannattaa markkinoida etenkin sosiaalisessa mediassa? Tapahtuman mainostaminen sosiaalisessa mediassa on hyvin tärkeää, koska siellä on myös suurin osa asiakkaistasi. Laadukas ja aktiivinen sisällöntuotanto on edullinen markkinointitapa tapahtumallesi. Esimerkiksi mainostaminen Instagramissa on helppo toteuttaa tapahtumallesi luodulla tilillä tai yrityksesi omalla profiililla. Maksetun markkinoinnin tehoa ei kannata unohtaa, sillä se kasvattaa tapahtumasi ja sosiaalisen median tiliesi näkyvyyttä huimasti.

Facebookin hyödyntäminen tapahtumien markkinoinnissa on kannattavaa juuri maksettujen mainosten muodossa. Lisäksi monet tapahtumajärjestäjät hyödyntävät alustaa Facebook-tapahtumien muodossa. Näiden Facebook-tapahtumien luominen on tehty helpoksi, sillä se vaatii vain tapahtuman perustiedot, kansikuvan sekä tapahtumakuvauksen. Kansikuva sekä tapahtumakuvaus tulee tehdä brändiin sopivaksi ja olla yhtenäinen muun sisällön kanssa. Etukäteen on hyvä suunnitella, mitä voisi kirjoittaa tapahtumakuvaukseen: tuo tekstissä perustietojen lisäksi esille, miksi asiakas ei voi jättää juuri tätä tapahtumaa väliin.

3. Laadukas ja ajankohtainen viestintä ennen tapahtumaa ja sen aikana

Tapahtumasta kertoessa ja markkinoidessa kannattaa pitää mielessä seuraavat kysymykset: mitä, milloin, missä, miksi ja kenelle. Näiden avulla pääset pitkälle, ja pystyt kertoa asiakkaalle tärkeimmät tiedot. Tapahtuman idea, ajankohta ja sijainti on ehdottoman tärkeää tuoda kaikessa materiaalissa huomattavasti esille. Jos jokin näistä tiedoista ei ole nopeasti saatavilla, voit menettää potentiaalisia asiakkaita. Tapahtuman luonteesta riippuen kannattaa tuoda esille, miksi tapahtuma on järjestetty ja kenelle se on suunnattu. Jos tapahtumasi on suunnattu esimerkiksi vain tietyn alan asiantuntijoille, on se hyvä tuoda selkeästi esille. 

Tapahtumamarkkinoinnin jännittävimpiä osuuksia on tapahtuman lipunmyynti tai erillinen ilmoittautuminen. Silloin nähdään, miten markkinointi on onnistunut ja onko kohderyhmä löytänyt tapahtuman pariin. Ennen lipunmyynnin tai ilmoittautumisen alkamista on kuitenkin informoitava asiakkaita lippujen hinnoittelusta tai siitä, miten tapahtumaan ilmoittaudutaan. Kerro selkeästi tapahtuman toimintatavoista, niin asiakkailla ei jää mitään arvailun varaan. Ennen lipunmyynnin tai ilmoittautumisen ajankohtaa kannattaa erityisesti sosiaalisessa mediassa innostaa asiakkaita tulevasta. Voit muun muassa tehdä lähtölaskennan, joka laskee päiviä ja tunteja siihen, kun lippuja on saatavilla. Tee lipunmyynnistä oma jännittävä tapahtumansa!

Usein tapahtuman mainostamisen ohessa unohdetaan kertoa perusasioita tapahtumapäivästä, sillä niitä voi itse järjestäjänä pitää itsestäänselvyytenä. Muun muassa tapahtumapaikan esteettömyydestä voidaan helposti unohtaa kertoa, ja silloin asiakkaiden täytyy itse kysyä asiasta. Tee osallistuminen tapahtumaasi helpoksi ja kerro kaikki asiakkaalle hyödyllinen informaatio hyvissä ajoin.

Myös mahdollisista muutoksista tulee kertoa nopeasti osallistuville asiakkaille. On myös tärkeää muistaa, että kaikki eivät ole vain yhden kanavan äärellä tapahtuman aikana ja aina yhteydet eivät pelaa halutulla tavalla. Monikanavaisuutta voidaan hyödyntää myös näissä tapauksissa, sillä tiedotteita esimerkiksi juuri muuttuneista aikatauluista kannattaa lähettää sähköpostiin sekä julkaista sosiaalisen median kanaviin.

4. Jälkimarkkinoinnin merkitys on suuri

Jälkimarkkinoinnilla tarkoitetaan tapahtuman jälkeistä markkinointia, joka voi sisältää asiakaskyselyitä, koostevideoita ja tapahtuman yleistä kertaamista. Sen tarkoituksena on pitää huolta asiakassuhteista, jotta tapahtumassa kävijöillä jää hyvä muisto osallistumisesta sekä palvelusta. Jälkimarkkinoinnin merkitys onkin todella suuri, koska silloin luodaan syvä yhteys asiakkaaseen ja varmistetaan yrityksen muistettavuus. Jos viestintä koko tapahtumaprosessin aikana on onnistunut, asiakas mitä luultavammin palaa yrityksesi pariin.

Kaipaatko apua tapahtumamarkkinoinnissa? Me autamme mielellämme!

Kuinka tavoittaa suuri yleisö tapahtumamarkkinoinnilla? Se vaatii paljon työtä, jossa me autamme sinua ja yritystäsi mielellämme! Fanon markkinointiassarit ovat yrityksesi tapahtumamarkkinoinnin tukena koko prosessin ajan. Meillä on laajaa kokemusta tehokkaiden markkinointi- ja viestintäsuunnitelmien luomisesta, mikä on elintärkeää tapahtumasi teossa. Me haluamme olla apunasi myös itse tapahtumapäivänä! Järjestäjänä sinulla on paljon tekemistä, eikä tapahtuman aikaiselle tiedottamiselle ja somettamiselle jää aikaa. Anna Fanon ammattilaisten huolehtia päivän viestinnästä, niin sinä pääset nauttimaan täydellä teholla järjestämästäsi tapahtumasta. Luodaan yhdessä onnistunut ja suosittu tapahtuma!

Lue lisää tekstejämme